Formulář pro zadání dat aplikace Excel 2003

01 z 08

Použití formuláře pro zadání dat v aplikaci Excel

Použití vestavěného datového formuláře aplikace Excel je rychlý a snadný způsob zadávání dat do databáze Excel.

Pomocí formuláře můžete:

• spustit novou databázovou tabulku nebo přidat nové záznamy do existující databáze
• procházet záznamy dat jednou po druhém
• hledání záznamů obsahujících konkrétní informace
• v případě potřeby upravte nebo odstraňte jednotlivé záznamy

Viz příslušný výukový program: Formulář pro zadání dat aplikace Excel 2010/2007 .

02 z 08

Přidání názvů polí databáze

Jak již bylo dříve uvedeno, stačí, abychom použili formulář pro zadávání dat v aplikaci Excel, je poskytnout názvy sloupců nebo názvy polí, která mají být použita v naší databázi.

Nejjednodušší způsob přidání názvů polí do formuláře je zadat do buněk v listu . Do formuláře můžete zahrnout až 32 názvů polí.

Do buněk A1 až E1 zadejte následující položky:

StudentID
Příjmení
Počáteční
Stáří
Program

03 ze dne 08

Otevření formuláře pro zadání dat

Poznámka: Pomoc s tímto příkladem naleznete na obrázku výše.

1. Klepnutím na buňku A2 ji vytvoříte jako aktivní buňku .
2. V nabídkách klikněte na položku Data> Formulář .
3. Otevřením formuláře se nejprve otevře okno se zprávou z aplikace Excel obsahující množství možností souvisejících s přidáním záhlaví do formuláře.
4. Vzhledem k tomu, že jsme již zadali názvy polí, které chceme použít jako záhlaví, stačí, abychom v okně se zprávou klikli na tlačítko OK .
5. Formulář obsahující všechny názvy polí by se měl zobrazit na obrazovce.

04 ze dne 08

Přidání datových záznamů pomocí formuláře

Poznámka: Pomoc s tímto příkladem naleznete na obrázku výše.

Jakmile byly do formuláře přidány záznamy do databáze, byly údaje vloženy do databáze, je to jen otázka zadání dat do správného pořadí do polí formuláře.

Příklad záznamů

Do databází přidejte následující záznamy zadáním údajů do polí formuláře vedle správných záhlaví. Po zadání prvního záznamu klikněte na tlačítko Nový , abyste vymazali pole pro druhý záznam.

1. StudentID : SA267-567
   Příjmení : Jones
   Počáteční : B.
   Věk : 21
   Program : Jazyky
   
   StudentID : SA267-211
   Příjmení : Williams
   Počáteční : J.
   Věk : 19
   Program : Věda

Tip: Při zadávání velice podobných údajů, jako jsou čísla studenta (pouze čísla za pomlčkou), použijte kopírování a vkládání pro urychlení a zjednodušení zadávání dat.

05 z 08

Přidání datových záznamů pomocí formuláře (Con't)

Poznámka: Pomoc s tímto příkladem naleznete na obrázku výše.

Chcete-li přidat zbývající záznamy do tutoriální databáze, použijte formulář pro zadání ostatních dat nalezených ve výše uvedeném obrázku do buněk A4 až E11.

06 z 08

Použití datových nástrojů formuláře

Poznámka: Pomoc s tímto příkladem naleznete na obrázku výše.

Hlavním problémem s databází je zachování integrity dat při růstu souboru. To vyžaduje:

• opravuje chyby dat nebo aktualizuje jednotlivé záznamy
• odstranění zastaralých nebo duplicitních záznamů

Formulář pro zadávání dat obsahuje několik nástrojů na pravé straně, které usnadňují hledání a opravu nebo odstranění záznamů z databáze.

Tyto nástroje jsou:

• Tlačítka Najít předcházející a Najít další - slouží k posunutí vpřed a zpět v databázi po jednom záznamu najednou.
• Tlačítko Odstranit - slouží k odstranění záznamů z databáze.
• Tlačítko Obnovit - Toto tlačítko lze použít k vrácení změn na záznam, který se právě upravuje. Příležitostně provádíme špatné změny záznamu nebo dokonce upravíme špatný záznam úplně. Pokud tomu tak je, lze k obnovení těchto změn použít tlačítko obnovení.
• Poznámka: Tlačítko obnovení funguje pouze tehdy, pokud ve formuláři existuje záznam. Jakmile získáte přístup k jinému záznamu nebo formulář zavřete, tlačítko obnovení se stává neaktivní.
• Tlačítko Kritéria umožňuje vyhledat v databázi záznamy založené na konkrétních kritériích, jako je název, věk nebo program. Příklad použití tlačítka Kritéria je součástí dalšího kroku tutoriálu.

07 z 08

Vyhledávání záznamů pomocí jednoho názvu pole

Tlačítko Kritéria umožňuje vyhledávat záznamy v databázi pomocí jednoho nebo více názvů polí - například jméno, věk nebo program.

Poznámka: Pomoc s tímto příkladem naleznete na obrázku výše.

1. Klepněte na tlačítko Kritéria ve formuláři.
2. Klepnutím na tlačítko Kritéria vymažete všechna pole formuláře, ale neodstraníte žádná data z databáze.
3. Klikněte na pole Program a napište Umění , chcete-li vyhledat všechny studenty zapsané v programu Arts na vysoké škole.
4. Klikněte na tlačítko Najít další . Záznam o H. Thompson by se měl objevit v podobě, kdy je zapsána v programu Arts.
5. Klepněte na tlačítko Najít další druhý a třetí čas a záznamy pro J. Grahama a W. Hendersona by se měly objevit jeden po druhém, protože jsou také zapsány v programu Arts.

Další krok tutoriálu obsahuje příklad hledání záznamů, které odpovídají více kritériím.

08 z 08

Vyhledávání záznamů pomocí několika názvů polí

Tlačítko Kritéria umožňuje vyhledávat záznamy v databázi pomocí jednoho nebo více názvů polí - například jméno, věk nebo program.

Poznámka: Pomoc s tímto příkladem naleznete na obrázku výše.

V tomto příkladu budeme hledat všechny studenty, kteří jsou ve věku 18 let a zapsáni do programu Arts na vysoké škole. Pouze záznamy, které odpovídají oběma kritériím, by měly být zobrazeny ve formuláři.

1. Klepněte na tlačítko Kritéria ve formuláři.
2. Klikněte na věkové pole a zadejte 18 .
3. Klepněte na pole Program a zadejte umění .
4. Klikněte na tlačítko Najít další . Rekord pro H. Thompsona by se měl objevit ve formě, protože je 18 let stará a zapsána do programu Arts.
5. Klikněte podruhé na tlačítko Najít další a záznam pro J. Grahama by se měl objevit, protože i on je 18 let a zapsal se do programu Arts.
6. Třetí krok klikněte na tlačítko Najít další a záznam pro J. Grahama by měl být stále viditelný, protože neexistují žádné další záznamy, které by odpovídaly oběma kritériím.

Rekord pro W. Hendersona by v tomto příkladu neměl být zobrazen, protože ačkoli je zapsán do programu Arts, není mu 18 let, takže neodpovídá oběma kritériím vyhledávání.